스마트 기기와 함께 일하자, 업무가 편해진다.

▲회의 자료 준비로 바쁜데 전화까지, 웃는게 웃는게 아닐걸?

 

갑자기 잡힌 회의 때문에 자료를 만들어야 하는 당신. 인생 최고의 속도로 키보드를 치고 있는데 전화가 온다. 전화를 받기 위해서는 바삐 움직이던 손을 멈추고 휴대전화를 집어 들어야 한다. 그뿐인가? 전화기를 귀에 갖다 대야 한다. 위 사진처럼 일과 통화를 동시에 하겠다며 어깨와 볼을 이용해 휴대전화를 고정시키다가는 운동 부족의 직장인들은 담 걸리기 일쑤다. 그제야 드는 생각, '블루투스 이어폰이 있었다면 쉽고 빠르게 처리할 수 있었을 텐데'

같은 일을 해도 누구는 쉽고 빠르게 처리한다. 왜? 바로 일하는 도구가 다르기 때문. 일하는 방식은 개인적인 취향이나 선호에 달린 영역이라고 하지만, 대게 아날로그보다는 디지털, 디지털보다는 스마트한 방법으로 일할수록 능률이 높아지고 업무 처리 속도가 빨라진다. 스마트한 방법이란? 거창할 것 없다. 스마트 기기를 손에 익히고 능숙하게만 사용한다면 누구나 스마트 워커가 될 수 있다. 최신 기술이 우리에게 준 선물이 바로 '스마트'다.

 

 

■ 오늘 하루, 스마트하게 일해 볼까?

 

① AM 9:00, 전화 받을 때 : 블루투스 이어폰, 스마트워치

▲LG전자 Tone+ HBS-1100

 

오전 9시, 사무실 책상에 앉자마자 손은 쉴 틈이 없다. 키보드도 두드려야 하고, 마우스도 바삐 움직여야 한다. 각종 서류 정리에 스케줄 체크까지 손으로 해야 할 일이 산더미인데 그 와중에 전화가 온다면? 왜 사람은 팔이 4개가 아니냐고 화를 내는 건 무의미하다. 거미 인간 영웅 스파이더맨도 팔다리가 8개가 아니니까. 알고 보면 스파이더맨도 아이템 빨(?)이다. 그러니 우리도 아이템으로 승부해야 한다.

 

바쁜 내 손을 대신해 LG Tone+ HBS 1100 블루투스 이어폰이 나를 멀티 플레이어로 만든다. 넥커넥팅 형식으로 되어 있어서 목에 걸어두기만 하면 이물감 없이 제 기능을 한다. 업무 중에 통화량이 많은 직업이라면 필수다. 손 하나를 덜게 하는 것만으로도 업무 속도와 효율은 눈에 띄게 상승한다.

 

▲삼성전자 기어 S3 클래식

 

스케줄 알람이나 간단한 문자 메시지 확인 등 업무 중에 해야 할 자잘한 일들은 스마트워치에 맡기자. 최근 출시된 삼성 기어 S3 클래식이라면 기능은 물론 디자인까지 나무랄 데가 없다. 스마트폰의 잠금 기능을 해제하고 메시지 버튼을 누르고 내용을 확인하고 스마트폰을 다시 책상에 올려놓는 거추장스러운 과정이 생략된다. 간단한 기능은 손목에서 끝내는 쿨한 모습을 뽐낼 수 있다.

 

 

② PM 2:00, 외근 : 태블릿PC, 무선마우스, 스타일러스 펜

▲레노버 요가북 W, 메모나 스케치를 바로 저장한다. 키보드 기능도 있어서 그야말로 올인원

 

오후 2시, 당신은 외근을 나섰다. 그러던 중 아까 보고했던 기획안을 다시 보내달라는 급한 메시지가 왔다. 파일을 보내려면 거대한 전용 가방에 모셔둔 노트북을 꺼내고 전원을 켜야 한다. 배터리가 아슬아슬할 땐 전원 어댑터를 연결해야 한다. 콘센트도 찾아야 한다. 유선 마우스라면 USB 선까지 주렁주렁 꼽아야 한다.

 

반대로 가벼운 태블릿PC가 있다면 이런 수고는 하지 않아도 된다. 노트북 전용 가방은 당연히 필요 없고, 노트북 수납 칸이 있는 가방도 필요 없을 정도다. 꺼내서 터치 몇 번으로 빠르게 전송하면 끝. 스마트가 뭔지를 온몸으로 보여주는 레노버 요가북 W는 노트북과 태블릿, 그리고 노트패드의 기능을 동시에 갖췄다. 노트패드에 리얼펜으로 필기하면 그대로 화면에 전송되며 저장된다. 급하게 적은 메모를 잃어버릴 걱정도 전혀 없다. 윈도우 기반이어서 일반 노트북처럼 사용하면 된다.

 

▲로지텍 MX Anywhere 2 무선 마우스, 유리 위에서도 오차 없는 포인팅이 가능하다.

또 한가지 스마트 기기의 포인트는 바로 wireless. 구형 노트북을 마지못해 쓴다면 마우스라도 스마트하게 쓰자. 블루투스로 연결하면 선이 필요 없다. 로지텍 MX Anywhere 2 무선 모바일 마우스는 컴팩트한 사이즈로 휴대하기 좋다. 한 번 충전하면 두 달 가까이 사용할 수 있으니 배터리 무게까지 덜었다. 제일 좋은 건 패드 필요 없이 어떤 재질의 바닥에서도 잘 작동한다는 거. 중국집 테이블에 깔린 유리판 위에서도 정확히 움직인다. 

 

③ PM 5:00, 엑셀 및 보고서 작업 : 와이드모니터, 스마트복합기

▲LG전자의 보급형 울트라와이드 모니터 34UM58

 

외근을 마치고 다시 사무실로 돌아왔다. 자료를 토대로 엑셀 파일을 작성해야 한다. 소박한 사이즈의 모니터 화면을 반으로 나눈다. 한쪽에는 자료 파일을, 나머지 쪽에는 엑셀 프로그램을 띄워 놓는다. 좁은 화면 속에서 두 가지 창을 보기 위해 비율을 축소하기도 하고, 마우스로 화면을 옮겨보기도 하지만, 엑셀을 한 눈에 다 보려면 무려 50%로 축소해야 하니 시력이 5.0은 되어야 할 것 같다. 평범하게 작업하자니 셀을 오가느라 계속 상하좌우 스크롤을 해야 한다. 작업 시간보다 스크롤 시간이 더 길 때도 있다.

스마트 워커의 환경은 다르다. 울트라와이드 모니터라면 멀티태스킹으로 동시에 여러 개의 창을 띄우는 건 기본이고, 업무 시에 스크롤 하느라 허비하는 공력을 줄일 수 있다. LG전자의 울트라와이드 모니터 34UM58 정도 되면 세로 길이도 넉넉하니 오래된 회사 모니터 2개로 듀얼모니터를 쓰는 것보다 훨씬 빠르고 편리한 작업이 가능하다. 보급형 제품으로 해상도는 4K 수준이 아니지만, 기본 화면이 워낙 크고 넓어서 비율 축소가 부담스럽지 않다. 

 

▲HP 컬러 레이저젯 프로 MFP M277dw

복사, 출력, 스캔 업무가 많은 직장인에게 무선인터넷 기능과 에어프린팅 기능이 있는 스마트복합기 역시 고마운 아이템이다. 아이폰과 아이패드 유저들이 반가워할 기능인 에어프린팅은 스마트 기기에서 바로 프린터로 출력할 수 있는 기능이다. 사내 보안 때문에 PC로 파일 옮기는 일이 점점 번거로워지는 요즘 같은 시대에 에어프린팅은 시간을 크게 절약해주는 소중한 기능이다. 복합기에서 스캔한 파일을 바로 이메일로 보내줄 수 있기 때문에 PC, 태블릿, 스마트폰 등 내가 원하는 기기로 바로 회수할 수 있는 점도 장점.

 

 

■ 똑같은 일을 스마트하게 VS 안 스마트하게, 어느쪽이 더 편할까?

 

① 전화 받으면서 자료 확인하기

▲(좌)블루투스 이어폰 사용자의 여유  (우) '끊어라, 끊어라, 제발 좀 끊어라!'

 

미션 = 전화를 받으면서 문서 자료를 확인해야 한다. 스마트 워커라면 블루투스 이어폰을 이용하기 때문에 자유로운 두 손으로 문서를 여유롭게 확인한다. 태블릿으로 느긋하게 확인할 수도 있고, 원한다면 마우스를 쓸 수도, 펜으로 메모를 적을 수도 있다. 반면 전화를 손으로 직접 들어야 하는 안타까운 이들은 이미 손 하나가 부족하다. 통화 중에 문서를 수정해야 할 때면 타이핑을 위해 어깨와 볼 사이에 전화를 끼워야 한다. 곧 담이 올 것이다. 스마트 워커의 승리.

 

 

② 외부에서 구형 노트북 / 태블릿+펜으로 작업하기

▲(좌)레노버 요가북 W,  (우)일반 노트북에 케이블이 꽂혀 있는 모습

 

미션2 = 외근을 나갔거나, 사무실 밖에서 업무를 봐야 한다. 스마트 워커는 얇고 가벼운 사이즈의 태블릿을 가방에서 꺼낸다. 스마트펜이 장착되어 있는 모델이라 펜으로 메모를 적으면 화면으로 전송된다. 터치가 가능하니 마우스도 필요 없다. 사무실 밖에서도 간단한 문서 업무 정도는 거뜬히 해결한다. 어깨도 가볍다. 반면 무겁고 두꺼운 노트북을 가지고 다녀야 하는 안타까운 이들은 노트북의 배터리 걱정부터 한다. 급하게 카페에 들어가 콘센트를 찾아야 할 때도 있다. 노트북에 터치패드가 있지만 사실 마우스만 못하다. 즉, 신속한 작업을 위해선 무거운 노트북에 마우스까지 챙겨야 한다는 사실. 스마트 워커의 2연승!

 

 

③ 울트라와이드 모니터 +스마트 복합기 / 일반모니터 + 스캐너 + 복사기

▲(좌)LG전자 울트라와이드 모니터 34UM58,  (우)이거 스캔 기능 없어요?

 

미션3 = 엑셀 데이터 출력 및 스캔. 스마트 워커는 울트라와이드 모니터로 출력해야 할 문서를 꼼꼼하게 확인한다. 화면이 크고 넓기 때문에 오탈자를 확인하기가 한결 편하고, 이미지의 상태도 한눈에 파악할 수 있다. 수치가 맞는지 확인하기 위해 좌우로 열심히 스크롤 하지 않아도 한눈에 보인다. 자료를 이메일로 보내는 것을 깜빡해도 문제없다. 복합기에서 스캔한 파일을 이메일로 바로 보내준다. 구형 모니터로 작업하는 안타까운 이들은 창을 여러 개 띄우면 고역이 따로 없다. 복합기가 없으면 스캔과 복사 업무도 따로 해야 한다. 동선이나 시간 낭비에서 이미 엄청난 손해. 스마트 워커의 3전 전승! 

 

 

■ 스마트 기기와 친해지면 남는 게 많다

 

편하게 일하는 것과 불편하게 일하는 것은 한 끗 차이다. 물론 어떻게 일하든 결과만 좋으면 모든 것이 용서받는다지만, 8~9시간 동안 그것도 매일 똑같은 업무를 주야장천 봐야 하는 직장인들에게 어쩌면 스마트 툴만큼 좋은 개인비서도 없을 것이다. 편하고 효율적으로 일할수록 에너지는 비축되고 집중도는 높아진다. 좋은 성과를 기대할 수 있다. 스마트한 세상에서 스마트하게 일하지 않으면 몸이 고생한다. 사실 스마트 기기를 잘 활용하면, 성과보다도 몸이 한결 편해지는 게 더 직접적으로 와 닿는다. 더 편하게, 그리고 더 빠르게 일하자! 성과는 기본이고 남는 시간은 덤이다.

 

 

기획, 편집 / 다나와 송기윤 (iamsong@danawa.com) 
글, 사진 / 테크니컬라이터 유성우

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